¿Utilizar un software de gestión documental open source o de pago?

Es la eterna cuestión de siempre: trabajar con un programa de código abierto (open source) o un software bajo licencia. Y esa es sólo una de las preguntas que tiene que resolver la empresa. La otra es si le interesa instalar el software en sus ordenadores o servidores, y crear una intranet propia, o bien trabajar con un programa en la nube tipo SaaS (Software as a Service).

Generalmente, las soluciones open source pueden resultar atractivas para el que anda en busca de un programa de gestión de documentos. Sin embargo, presentan algunos inconvenientes que hay que tener en cuenta.

Si, o no usar software de gestión documental open source

Elegir un software gestión documental es algo muy serio. Generalmente, vamos a trabajar siempre desde el mismo software y lo harán varios empleados de distintos departamentos. Si bien es muy probable que tengamos opciones de exportación de datos compatibles con otros programas, lo lógico es que queramos minimizar al máximo las tareas rutinarias y administrativas.

Cuando utilizamos un software, es para trabajar de manera habitual con él y no estar mudando a otro programa cada poco tiempo.

El principal inconveniente que plantean los programas open source de gestión de documentos es que, precisamente, son de código abierto. Eso los vuelve más vulnerables, ya que los ciberdelincuentes pueden encontrar posibles agujeros de seguridad con la ventaja de que cualquiera tiene acceso al código de programación.

Técnicamente, los programas de código abierto están pensados para que el administrador amplifique y mejore sus características. Y entre esas mejoras, a la hora de instalarlo en nuestros servidores, debemos apostar fuertemente por la seguridad. Por tanto, sólo en caso de que dispongamos personal TIC con conocimientos en seguridad informática sería recomendable basarse en alguna opción open source.

No obstante, la opción de preferencia máxima para las empresas a la hora de elegir un software gestión online es sin duda la nube. La nube plantea numerosas ventajas, especialmente en lo que respecta a la fácil migración y el mantenimiento del programa, que corre a cargo de un soporte técnico. En este sentido, nos ahorramos el esfuerzo de mantener el software actualizado, además de tener una solución a la que podemos adaptarnos fácilmente.

Las soluciones de software documental para instalar en nuestros propios ordenadores o red interna de la empresa pueden ser también interesantes. Sin embargo, su elevado coste y necesidad de mantenimiento plantean una desventaja a la pequeña empresa. Se necesita, por tanto, un software accesible, seguro y al mismo tiempo eficaz que podamos manejar con soltura. La nube ofrece esta solución.